Например, все знают программу-архиватор WinRAR, многие пользуются, но мало кто читал лицензионное соглашение, в котором сказано, что с момента установки у Вас есть 40 дней на ознакомление, после чего программу нужно либо приобрести, либо отказаться от использования (т.е. удалить). А что происходит на самом деле? – проходит 40 дней, программу не удаляют и продолжают пользоваться; на все уведомления программы о том, что ознакомительный период закончился – внимания не обращают. Как результат – нарушено лицензионное соглашение. А если нарушено лицензионное соглашение, то программа считается «нелицензионной», т.е. «пиратской» со всеми вытекающими последствиями.

Что нужно сделать, чтобы минимизировать подобные риски:

• Регулярно проводить на предприятии аудит используемого ПО. Причем проводить его желательно не только силами собственных системных администраторов, но и хотя бы иногда привлекать внешних экспертов, которые специализируются на этом. Цель аудита – понимание того, какое ПО используется, есть ли среди него нелицензионное, чтобы в случае проведения правоохранительными органами проверки, никаких неожиданностей не было.
• В случае большого количества используемых компьютеров внедрить систему управления лицензиями на предприятии – Software Asset Management (SAM)
• При приобретении программного обеспечения сохранять все документы об этом, включая переписку с поставщиком.
• Решить вопрос с постановкой приобретенного ПО на бухгалтерский учет.
• В обособленных подразделениях (филиалы, представительства и т.д.) или аффилированных лицах иметь нотариально заверенные документы, подтверждающие законность приобретения и использования программного обеспечения.
• Иметь на предприятии уже подготовленный комплект документов, подтверждающий законность использования ПО, чтобы в случае проведения проверки немедленно предоставить документы проверяющим с целью предотвращения изъятия компьютеров.
• В случае если какие-либо документы, подтверждающие законность использования ПО составлены на иностранном языке, необходимо заранее сделать перевод таких документов. И неплохо бы еще и нотариально заверить эти переводы.