И хорошо, если у компании есть ИТ-специалист, который за этим следит.
Если же специалиста нет, или он не делает свою работу, то проблема рано или поздно себя проявит и руководителю что-то придется с этим делать.

Руководителю, который не разбирается и не хочет разбираться в технических деталях можно ориентироваться на время. В группе риска диски старше пяти лет - вспомните все компьютеры у себя в офисе, когда их покупали? Ну, или допросите ИТ-специалиста - пусть он проверит возраст каждого из них (для этого есть много программ и ИТшник обязан о них знать).

Найденные диски в обязательном порядке протестировать на наличие ошибок и медленных секторов и дальше принимать решение о замене по ситуации.

Бывает, что диски "бегают" и дольше - в моем компьютере "отходил" 8 лет.
Но это скорее исключение - в любом случае присматривайтесь к 5-леткам и старше.
Хотя если Вы управляете активами и планово модернизируете технику, то столкнуться в подобной ситуацией Вы не должны в принципе.